В процессе работы любой компании возникает момент, когда нужно избавляться от ненужных документов. Речь идет о просроченных бумагах, которые больше не нужно хранить в архиве. По закону их нельзя просто взять и вынести на помойку, так как они могут содержать конфиденциальные сведения или коммерческую тайну.
Порядок действий должен выглядеть так:
- выделение дел к уничтожению с полистным просмотром, чтобы никакие важные бумаги не оказались уничтожены случайно;
- подготовка соответствующих актов;
- непосредственный процесс уничтожения;
- проставление отметок о проведенной процедуре на актах либо составление дополнительных актов об этом.
Естественно, любого руководителя интересует, как много денег придется потратить на решение этой задачи. Как правило, стоимость уничтожения зависит от выбранного способа. В этой статье мы рассмотрим все варианты и определим, какой из них самый доступный.
Шредирование
Самый популярный способ избавиться от ненужных бумаг — это шредирование с последующей передачей бумажной массы на переработку. Есть два варианта провести такое измельчение:
- прямо у себя в офисе — это совершенно бесплатно, если не считать стоимости самого шредера, а также электричества, а если вы потом сдадите сырье в макулатуру за деньги, то можно даже немного заработать на этом;
- в компании, оказывающей услугу конфиденциального уничтожения документов — например, в петербургском «Первом Городском Архиве» эта услуга стоит в июле 2023 года 5 или 10 рублей за килограмм (в зависимости от общего объема), в стоимость входит также вывоз.
Сжигание
Второй по популярности вариант — сжигание. Этот метод также практически бесплатный, но нужно учитывать, что сжечь бумаги просто на костре или в какой-нибудь бочке нельзя — полусгоревшие, они разлетятся по округе и процедуру нельзя назвать завершенной. Поэтому требуется найти подходящее место — например, котельную или печь, где бумаги будут сожжены полностью. Все это делает процедуру трудоемкой и потенциально дорогой.
Химическое уничтожение
Не самый популярный вариант, но тоже встречающийся: бумаги обрабатывают специальными реагентами, благодаря которым они размягчаются и превращаются в однородную бумажную массу. Это дорогой способ, так как требуются и сами реагенты, и место для проведения процедуры, и подготовка. Поэтому к нему прибегают нечасто, обычно используют его как дополнение после шредирования при конфиденциальном уничтожении бумаг.
Выводы
Безусловным лидером является шредирование. По совокупности факторов (изначальные вложения, трудозатраты и скорость получения результата) самым выгодным можно назвать профессиональное уничтожение документов путем измельчения и последующей переработки.